RFI, RFS, RFP, RFQ: What are the differences?

En la vida real, estos términos se usan indistintamente, ya que muchas organizaciones no entienden las diferencias lo suficientemente bien, lo que hace que los compradores pierdan las ventajas de la negociación al no usarlas adecuadamente. Del mismo modo los proveedores, deben conocer las ventajas de trabajar en cada modalidad de oferta para maximizar sus oportunidades de vender.
Aunque los modelos de compra comparten algunas similitudes, cada uno tiene una clara línea de demarcación entre ellos. Comprender las distinciones ayudará a las organizaciones a realizar un proceso de selección de proveedores más definido a medida que buscan su base de proveedores.
Los responsables de compras de las empresas deben saber cómo actuar con la debida diligencia antes de enviar dichas solicitudes a los proveedores, para que sea más fácil para los proveedores brindar el mejor servicio.

Aquí hay un resumen de cada proceso de compras: RFP, RFI, RFQ y RFS.

 

RFI (Request for Information)

RFI significa “Solicitud de Información” y ayuda a los compradores a exponer a los proveedores los desafíos comerciales generales que enfrentan a medida que ingresan al mercado, y los proveedores pueden responder dentro del contexto de los requerimientos. Los proveedores lo harán mencionando su posición en el mercado, mostrando sus ofertas de productos, licencias y las tarifas ofrecidas a los respectivos compradores.

 

• Es un documento utilizado cuando se tienen poco o ningún conocimiento sobre el mercado en el que están a punto de ingresar, y su principal objetivo es conocer las capacidades del mercado alrededor de un producto o solución.
• La solicitud de información es una representación escrita preliminar que consta de información primaria sobre cualquier tema relacionado con un producto, servicio o solución.
• El documento de solicitud de información es más un documento de investigación, por lo que permite a los compradores hacer preguntas abiertas a los proveedores y ayudar a los compradores a conocer las ofertas completas de los proveedores.
• En este escenario, las empresas no tienen necesariamente definida aun su decisión de compra.

 

RFS (Request for Solution) o RFP ágil

RFS es el acrónimo de Solicitud de Solución, y es un documento que describe a los proveedores los requerimientos comerciales de una solución o servicios, pero que da libertad a los proveedores, en la forma en que respondan a estos requerimientos.  El RFS se diferencia principalmente del RFP, en que tiene un enfoque ágil de desarrollo de la solución y plantea un proceso colaborativo para construir los detalles técnicos con el proveedor, a través de sesiones de diseño y entendimiento de las soluciones.

• El proceso de RFS, se usa principalmente, cuando se busca una respuesta rápida de los proveedores, sobre un tema que no está definido técnicamente al detalle.
• Se usa para responder a una necesidad que pueden tener múltiples respuestas o soluciones de parte de los proveedores.
• El RFS se usa para comprar soluciones y servicios que continuamente están cambiando en el mercado.  Por ejemplo, Software as a Services (CRM, HCM, ERP, etc.) y/o soluciones y servicios basados en la nube.

RFP (Request for Proposal)

RFP es el acrónimo de Solicitud de Propuesta, y es un documento que solicita a los proveedores que propongan soluciones a los requisitos comerciales o problemas de los clientes.   El RFP suele ir seguida de un RFI y se usa cuando hay una decisión de compra de parte de la empresa.

 

• El RFP se usa para obtener propuesta de servicios y soluciones específicas, a través de varios proveedores a la vez, con un precio firme.
• Un RFP detalla y definide con mayor precisión los requisitos de una empresa asociados a los objetivos comerciales de un proyecto en particular.
• El documento también define e identifica los requisitos y planes para el proyecto que se está requiriendo.
• La tarea fundamental de este documento es proporcionar a los proveedores detalles suficientes para que la propuesta contenga una solución válida, pero aun así les da a los proveedores un margen de manejo de las mejores prácticas para cumplir con los requisitos.
• Cualquier organización que desee comprender la velocidad a la que varios proveedores venden productos y servicios puede obtener el RFP.

RFQ (Request for Quotation)

RFQ es la abreviatura de “Solicitud de Cotización”. Una empresa que busca servicios de nivel empresarial tiene la oportunidad de profundizar en las especificaciones requeridas exactas.

 

• El RFQ define de forma más precisa los requisitos por parte del comprador, no hay margen para que los proveedores incluyan creatividad, a diferencia de lo que se hace en el documento RFP y/o RFS.
• El proveedor no tiene flexibilidad para sugerir las mejores prácticas, que se espera que implementen soluciones predeterminadas. Por lo general, el RFQ enumera los requisitos de un comprador en forma de una tabla donde los proveedores deben indicar si pueden cumplir con los requisitos.
• Sobre la base de las respuestas así dadas, las personas de Compras decidirán continuar con los proveedores o continuar con alguna otra base de proveedores.
• Se usa principalmente para productos o servicios bien definidos y en donde no se espera variación por parte del proveedor.

 

IT Experts puede guiarlo para aprovechar al máximo estos procesos de contratacion y compra de acuerdo a sus necesidades.  IT Experts cuenta con metodología aplicada a la Selección de Proveedores, incluyendo el conocimiento de TI y Servicios de Migración a la nube para ayudarlo a satisfacer su necesidades empresariales de una forma eficiente, flexible, escalable, segura y optimizando los costos.