Acompañamos la optimización de los costos de operación de su área de TI mientras se maximiza el valor comercial.
Agenda una cita con nosotros¿Qué es la optimización de costos?
La optimización de costos es un proceso continuo para identificar y reducir las fuentes de gastos innecesarios, subutilizados o de bajo retorno en el presupuesto de TI, mientras se mejora el valor comercial para la empresa.
La optimización estrategica de costos ofrece reducción de costos y crecimiento simultáneamente. La optimización de costos debe:
- Ayudar a maximizar el valor comercial para la empresa, no solo a reducir costos.
- Reinvertir en nuevas tecnologías para acelerar el crecimiento del negocio o mejorar los márgenes.
- Permitir alinear la prestación de servicios basados en TI mejorando experiencia del cliente al nivel de costos adecuado.
La optimización estrategica de costos ofrece reducción de costos y crecimiento simultáneamente. La optimización de costos debe:
- Ayudar a maximizar el valor comercial para la empresa, no solo a reducir costos.
- Reinvertir en nuevas tecnologías para acelerar el crecimiento del negocio o mejorar los márgenes.
- Permitir alinear la prestación de servicios basados en TI mejorando experiencia del cliente al nivel de costos adecuado.
Objetivos del Proceso de Optimización de Costos
El proceso identificación de oportunidades de optimización de costos, tiene como objetivo generar una lista de actividades priorizadas y alineadas con el negocio considerando 3 criterios fundamentales:
- Potencial de generación de valor o impacto para la empresa, no solo el potencial para reducir el gasto.
- Horizonte de tiempo, mostrando la factibilidad de realizar las actividades dentro de periodos próximos de 3 meses, 6 meses y un 1 año o más. Aquí se debe tener claro cuándo o dentro que periodo fiscal se podrá capturar y realizar el ahorro o mejora.
- Descripción y estimación de los esfuerzos y riesgos asociados a cada actividad de optimización de costos
Con base en la anterior lista, se debe mapear con las necesidades del negocio y se debe generar un plan, debidamente respaldado por la alta gerencia, con el objetivo de maximizar el valor para la empresa.
¿Qué debe incluir el proceso de Optimización de Costos?
El proceso de optimización de costos también debe incluir un análisis integral de los distintos procesos que soportan a la empresa:
Procesos críticos de operación del negocio
Las operaciones críticas para el negocio consumen la mayor parte de los costos de la empresa y a la vez generan la mayor parte de los ingresos. Cualquier mejora, así sea pequeña, genera optimización en el modelo de costos, creando valor para el negocio.
La operación Administrativa (backoffice):
Las funciones administrativas suelen ser costosas y crecientes en valor pues incluyen:
- Gastos generales de personal
- Instalaciones (Infraestructura)
- Herramientas y recursos tecnológicos (es decir, software, aplicaciones y otros servicios).
Para cada proceso del negocio analizado, se deben responder las siguientes preguntas.
- Gastos ¿Estamos gastando la cantidad correcta de dinero y en el área que más lo necesita?
- Recursos ¿Son adecuados los recursos y su productividad para cada área funcional?
- Modelo de ejecución ¿Nuestros servicios se adecuan a la industria actual?
- Ahorros significativos ¿Cuáles son los cambios de alto impacto y alto retorno de la inversión que podemos hacer a corto / largo plazo?
- Fallas en la ejecución ¿Estamos entregando los niveles adecuados de servicios a nuestros usuarios finales?
- Mejores Prácticas ¿Dónde existen las brechas de rendimiento? ¿qué los impulsa y cómo impulsamos la mejora sostenible?
- Fuente del Servicio ¿Hay servicios prestados actualmente en la empresa que deberían ser subcontratados (outsourcing), o viceversa?
- Simplicidad ¿Qué complejidad o restricciones podrían ser mitigadas?
- Gastos ¿Estamos gastando la cantidad correcta de dinero y en el área que más lo necesita?
- Recursos ¿Son adecuados los recursos y su productividad para cada área funcional?
- Modelo de ejecución ¿Nuestros servicios se adecuan a la industria actual?
- Ahorros significativos ¿Cuáles son los cambios de alto impacto y alto retorno de la inversión que podemos hacer a corto / largo plazo?
- Fallas en la ejecución ¿Estamos entregando los niveles adecuados de servicios a nuestros usuarios finales?
- Mejores Prácticas ¿Dónde existen las brechas de rendimiento? ¿qué los impulsa y cómo impulsamos la mejora sostenible?
- Fuente del Servicio ¿Hay servicios prestados actualmente en la empresa que deberían ser subcontratados (outsourcing), o viceversa?
- Simplicidad ¿Qué complejidad o restricciones podrían ser mitigadas?
Pasos del proceso de Optimización de Costos
La optimización de costos se basa en un enfoque holístico donde se realiza una revisión integral de todos los tipos de costos dentro del área de Tecnología.
La metodología considera un proceso iterativo donde se deben identificar, priorizar, planificar y ejecutar las oportunidades más viables. La metodología se basa en 5 fases, alineadas con metodología de optimización de procesos Lean, y tiene un enfoque de ejecución ágil.
Incluye:
Definir Estrategia
Entender la estrategia comercial, modelo operativo, costos e ingresos asociados. En esta fase se construye y mapea la estructura actual de costos.
Análisis
Identificar de forma segura las ineficiencias. Segregar los costos “buenos” de los costos “malos (gastos evitables).
Desarrollar Iniciativas
Se genera una lista con los procesos de ajuste y cambios inteligentes, asociados a necesidades del negocio.
Planear y Ejecutar
Se priorizan las actividades, se obtiene apoyo ejecutivo y se inicia la eejecución de proyectos como iniciativa estratégica de transformación.
Análisis
Identificar de forma segura las ineficiencias. Segregar los costos “buenos” de los costos “malos (gastos evitables).
Desarrollar Iniciativas
Se genera una lista con los procesos de ajuste y cambios inteligentes, asociados a necesidades del negocio.
Planear y Ejecutar
Se priorizan las actividades, se obtiene apoyo ejecutivo y se inicia la eejecución de proyectos como iniciativa estratégica de transformación.
Apropiar Cultura
Se obtienen los beneficios, se inician procesos de reinversión en áreas críticas y se implanta dentro de la organización como proceso de ejecución contínua.
La metodología debe ir acompañada de plantillas de recolección y análisis de costos, metodologías de definición de puntos a mejorar, herramientas para la priorización y planeación.
¿Qué tácticas y herramientas se puede usar para optimizar los costos?
Como resultado del proceso anterior, se puede empezar a ejecutar actividades de optimización para lograr resultados tangibles y medibles en menos de un año.
Aquí hay una lista de iniciativas de optimización de costos que pueden generar mejorar representativas a las empresas.
Iniciativas a corto plazo – 3 meses (Hanging fruit)
- Ajuste en Salarios o costos de prestación de los servicios
- Limitación y ajustes en costos de viajes, entrenamiento y contratación
- Revisión de los contratos de licencias de SW: Auditoria de costos y validación de línea base
- Reasignación del presupuesto de contratos y/o proyectos no esenciales.
Iniciativas a Mediano plazo – 6 meses
- Renegociación de las principales licencias de software
- Renegociación de servicios de Outsourcing (Tercerizados) que se renueven en 180 días
- Ajuste de los precios de lista con los proveedores mas importantes
- Variabilizacion de los precios, o renegociación de contrato de servicios para pagar solo por lo consumido (IaaS, PaaS, SaaS, Telecomunicaciones por demanda)
Iniciativas a largo plazo (requieren transformación) – 1 año o mas
- Auditoría y ajustes sobre los contratos de Telecomunicaciones/circuitos de red y facturación
- Gestion financiera sobre los contratos de servicios de outsourcing (tercerizados)
- Cambios en modelos de licenciamiento
- Renegociación de entregables y obligaciones en sus contratos
- Desarrollo de proyectos de transformación digital
- La subcontratación/tercerización (Outsourcing) de ciertos procesos
- Desarrollar la estrategia de migración a la Nube
Todas estas iniciativas, deben ir acompañadas por un caso base financiero de entrada y de salida que permita medir objetivamente y mostrar los resultados de cada actividad adelantada.
Dentro de la lista de herramientas o tecnologías más comunes para optimizar los costos de una empresa tenemos las siguientes soluciones digitales:
- Automatización de procesos (RPA)
- Digitalización de los procesos empresariales a a través de soluciones digitales (CRM, ERP. SCM, HCM, etc).
- Analítica de datos
- Mejora en la gestión de activos, a través de soluciones IoT.
Retos y Beneficios de la optimización de Costos
Las empresas están afrontando situaciones que las presionan a generar más ingresos y/o a optimizar sus costos, entre los que están los siguientes retos:
- Las cadenas de suministro tienen mayores costos
- Activos y equipos con alto grado de obsolescencia
- Contratos poco flexibles
- La tecnología avanza a ritmos mayores que los contratos
- Fuerte presión para ofrecer productos a través de canales digitales
- Presión inflacionario mundial
Después de realizar un proceso de optimización de los costos, una empresa pueda obtener los siguientes beneficios:
- Lograr ahorros de costos y mejores condiciones en sus contratos
- Generar flujo de caja para soportar nuevos proyectos
- Actualizar y mejorar contratos poco flexibles
- Reinvertir ahorros en nuevos modelos comerciales digitales
- Conseguir la excelencia operativa
- Solucionar de raíz los problemas que generan costos improductivos
- Obtener activos que sean más adecuados para la empresa.
- Agilidad para ayudar al negocio.
- Lograr la transformación digital de su empresa
- Lograr ahorros de costos y mejores condiciones en sus contratos
- Generar flujo de caja para soportar nuevos proyectos
- Actualizar y mejorar contratos poco flexibles
- Reinvertir ahorros en nuevos modelos comerciales digitales
- Conseguir la excelencia operativa
- Solucionar de raíz los problemas que generan costos improductivos
- Obtener activos que sean más adecuados para la empresa.
- Agilidad para ayudar al negocio.
- Lograr la transformación digital de su empresa
¿Como podemos ayudarlo?
IT Experts apoya a las empresas en el proceso de identificación de oportunidades de optimización y la definición de un plan priorizado para ejecutarlas, que incluye:
- Identificación del potencial de ahorro
- Documentación de brechas y oportunidades
- Evaluación de riesgos y esfuerzos
- Refinar y actualizar el Caso de negocio
- Planes de implementación
- Soporte en la implementación de las oportunidades de optimización.
Mediante un proceso ágil, estructurado y sistemático, acompañamos la optimización de los costos de operación de su área de TI mientras se maximiza el valor comercial.
¿Como podemos ayudarlo?
IT Experts apoya a las empresas en el proceso de identificación de oportunidades de optimización y la definición de un plan priorizado para ejecutarlas, que incluye:
- Identificación del potencial de ahorro
- Documentación de brechas y oportunidades
- Evaluación de riesgos y esfuerzos
- Refinar y actualizar el Caso de negocio
- Planes de implementación
- Soporte en la implementación de las oportunidades de optimización.
