Ayudamos a identificar, seleccionar y contratar las mejores soluciones de tecnología y servicios ágilmente.
Agenda una cita con nosotrosAbastecimiento estratégico de soluciones y servicios digitales
La constante aparición de nuevas soluciones disruptivas que apoyan las Transformación Digital de las empresas, tales como la nube (IaaS, PaaS), Software como servicio (SaaS), Robotización de procesos (RPA, Robotic Process Automation), DevOps y enfoque ágil de proyectos, exigen un enfoque moderno de selección y/o abastecimiento diferente al de las soluciones tradicionales de tecnología.
Esto ha causado cambios en la forma y estrategia de adquisición de productos, soluciones y servicios digitales sobre los que se soporta la Transformación Digital de las empresas, así como imponen nuevos retos de agilidad, flexibilidad, integración y competitividad sobre las empresas.
El abastecimiento o aprovisionamiento estratégico de soluciones y servicios digitales es un proceso de compra que debe incluir la recolección de datos, el análisis de gastos (Business Case), la investigación de mercado y el ecosistema, la selección, la negociación y la contratación de componentes claves de la transformación digital de una empresa, en una forma estructurada y ágil.
Esto ha causado cambios en la forma y estrategia de adquisición de productos, soluciones y servicios digitales sobre los que se soporta la Transformación Digital de las empresas, así como imponen nuevos retos de agilidad, flexibilidad, integración y competitividad sobre las empresas.
El abastecimiento o aprovisionamiento estratégico de soluciones y servicios digitales es un proceso de compra que debe incluir la recolección de datos, el análisis de gastos (Business Case), la investigación de mercado y el ecosistema, la selección, la negociación y la contratación de componentes claves de la transformación digital de una empresa, en una forma estructurada y ágil.
Es un producto de la rápida transformación digital y la innovación tecnológica para realizar un análisis basado en datos de todas las compras organizacionales.
Objetivos de un Proceso de Abastecimiento
Un proceso de abastecimiento estratégico tiene como objetivo encontrar, evaluar e involucrar a proveedores de soluciones en función de criterios establecidos para lograr ahorros de costos y el mejor valor con un precio y condiciones que brinden los mayores resultados positivos para la empresa.
El proceso debe ser ágil, estructurado, basado en datos objetivos, que brinden la confianza que necesita la empresa para tomar las decisiones correctas.
¿Qué debe incluir un proceso de abastecimiento?
Dada la dinámica de las soluciones digitales, un proceso de abastecimiento estratégico enfocado a estas debe incluir los siguientes aspectos:
- Evaluación de los requisitos comerciales de la empresa
- Identificar los resultados deseados
- Realizar el análisis financiero a través de un caso base
- Actividades para identificar y selección los proveedores potenciales
- Proceso colaborativo los proveedores para desarrollar la solución adecuada
- Desarrollo de un contrato que incluya la eliminación de riesgos, flexibilidad para las partes y consideración de las condiciones específicas de la solución digital que se está abasteciendo
- Proceso de implementación y/o transformación claro, que permita la puesta en operación (transición) más rápido que nunca.
- Actividades para identificar y selección los proveedores potenciales
- Proceso colaborativo los proveedores para desarrollar la solución adecuada
- Desarrollo de un contrato que incluya la eliminación de riesgos, flexibilidad para las partes y consideración de las condiciones específicas de la solución digital que se está abasteciendo
- Proceso de implementación y/o transformación claro, que permita la puesta en operación (transición) más rápido que nunca.
Pasos del abastecimiento estratégico
La metodología de abastecimiento estratégico de IT Experts es propietaria, con enfoque ágil, basada en las mejoras prácticas de la industria y se adapta mejor a los clientes que con enfoque en metodologías ágiles, que se sienten cómodos con la dirección, la toma de decisiones iterativa y se centran en soluciones innovadoras, no solo en los precios más bajos.
La metodología consta de 3 fases, que en la práctica se plantean como 3 Sprint y son:
- Estrategia: en donde se definen los requerimientos de la empresa, las condiciones de negociación y se comunican a los interesados
- Evaluación y Selección: a través de un proceso ágil y estructurado, se evalúan las opciones y se seleccionan los mejores candidatos
- Negociación: En esta fase se terminan de afinar los detalles de un contrato, orientado a manejar el riesgo e incluyendo la flexibilidad adecuada para las partes.
- Estrategia: en donde se definen los requerimientos de la empresa, las condiciones de negociación y se comunican a los interesados
- Evaluación y Selección: a través de un proceso ágil y estructurado, se evalúan las opciones y se seleccionan los mejores candidatos
- Negociación: En esta fase se terminan de afinar los detalles de un contrato, orientado a manejar el riesgo e incluyendo la flexibilidad adecuada para las partes.
La metodología propuesta considera el uso de diversos artefactos para acelerar su ejecución y minimizar los riesgos, dentro de los cuales se pueden mencionar plantillas de contratos, modelos de comunicación y evaluación entre otros.
¿Como se puede hacer un proceso de abastecimiento?
Un proceso de abastecimiento estratégico se puede llevar a cabo usando diferentes modelos de compra, que se pueden usar dependiendo del nivel estratégico de la solución que se pretende adquirir y la relevancia del valor buscado.
Aunque los modelos de compra comparten algunas similitudes, cada uno tiene una clara línea de demarcación entre ellos. Comprender las distinciones ayudará a las organizaciones a realizar un proceso de selección de proveedores más definido a medida que buscan su base de proveedores.
A continuación de mencionan los 4 modelos de compra disponibles:
RFI (Request for Information)
Es un documento utilizado cuando se tienen poco o ningún conocimiento sobre el mercado en el que están a punto de ingresar, y su principal objetivo es conocer las capacidades del mercado alrededor de un producto o solución.
RFS (Request for Solution) o RFP ágil
El proceso de RFS, se usa principalmente, cuando se busca una respuesta rápida de los proveedores, sobre un tema que no está definido técnicamente al detalle.
RFP (Request for Proposal)
El RFP se usa para obtener propuesta de servicios y soluciones específicas, a través de varios proveedores a la vez, con un precio firme.
RFQ (Request for Quotation)
El RFQ define de forma más precisa los requisitos por parte del comprador, no hay margen para que los proveedores incluyan creatividad, a diferencia de lo que se hace en el documento RFP y/o RFS.
RFI (Request for Information)
Es un documento utilizado cuando se tienen poco o ningún conocimiento sobre el mercado en el que están a punto de ingresar, y su principal objetivo es conocer las capacidades del mercado alrededor de un producto o solución.
RFS (Request for Solution) o RFP ágil
El proceso de RFS, se usa principalmente, cuando se busca una respuesta rápida de los proveedores, sobre un tema que no está definido técnicamente al detalle.
RFP (Request for Proposal)
El RFP se usa para obtener propuesta de servicios y soluciones específicas, a través de varios proveedores a la vez, con un precio firme.
RFQ (Request for Quotation)
El RFQ define de forma más precisa los requisitos por parte del comprador, no hay margen para que los proveedores incluyan creatividad, a diferencia de lo que se hace en el documento RFP y/o RFS.
Puede ver más detalles de las diferencias y cuando se puede usar cada modelo en nuestra publicación RFI, RFS, RFP, RFQ: ¿Cuáles son las diferencias?
Beneficios clave del abastecimiento estratégico
El abastecimiento estratégico permite a las empresas consolidar su poder adquisitivo para mejorar el costo total de propiedad y minimizar el riesgo para la cadena de suministro. También permite agilizar las operaciones comerciales para hacerlas rentables y altamente productivas.
Además de estas ventajas obvias, aquí hay algunas ventajas especificas cuando se ejecuta un proceso de abastecimiento estratégico en las soluciones digitales que habilitan la transformación digital de una empresa
- Obtener valor y/o minimizar la fuga de este en los contratos con los proveedores.
- Modernizar contratos para incluir las nuevas tendencias del mercado: nube, automatización, empresa ágil, PaaS, SaaS e Internet de las cosas (IOT).
- Mitigar los riesgos presentes en los contratos vigentes.
- Mejorar la competitividad de la empresa.
- Transformarse en una empresa digital.
- Implementación más rápida de soluciones y servicios escalables
- Gestión simplificada de servicios, proveedores e infraestructura
- Mejorar la alineación de los servicios con la estrategia empresarial
- Reducir tiempos de contratación.
¿Por qué contratar un experto en abastecimiento?
Las empresas con un proceso de abastecimiento estratégico gestionan mejor sus requisitos de compras, están mejor preparadas para manejar los imprevistos y tienen mejores y leales proveedores. Sin embargo, un proceso de abastecimiento estratégico puede ser muy complejo y consumidor de tiempo para las empresas que lo realizan.
En IT Experts podemos ayudarle a desarrollar su proceso de abastecimiento y ofrecemos los siguientes beneficios:
- Apoyamos la definición de la estrategia de abastecimiento (selección y adquisición) de soluciones y servicios digitales con un enfoque ágil, estructurado y sistemático.
- Nuestros servicios van desde el soporte para definir la estrategia de abastecimiento hasta la preparación para una renegociación.
- A través de los procesos de análisis estructurado de las soluciones y servicios digitales, le brindamos la confianza que necesita para tomar las decisiones correctas.
- Tenemos amplia experiencia y artefactos para el desarrollo de los procesos de RFP, RFI y RFx que su empresa requiera.
- Somos expertos en soluciones digitales
Tenemos experiencia certificada para que sus procesos de selección de Soluciones Digitales le entreguen el mayor valor
- Apoyamos la definición de la estrategia de abastecimiento (selección y adquisición) de soluciones y servicios digitales con un enfoque ágil, estructurado y sistemático.
- Nuestros servicios van desde el soporte para definir la estrategia de abastecimiento hasta la preparación para una renegociación.
- A través de los procesos de análisis estructurado de las soluciones y servicios digitales, le brindamos la confianza que necesita para tomar las decisiones correctas.
- Tenemos amplia experiencia y artefactos para el desarrollo de los procesos de RFP, RFI y RFx que su empresa requiera.
- Somos expertos en soluciones digitales
