Costo de un ERP: Factores críticos para calcular el TCO

Jul 2, 2024 | Abastecimiento, ERP

Implementar un ERP es esencial para optimizar operaciones empresariales. Los costos varían según el tamaño y complejidad de la empresa, desde pequeñas a grandes organizaciones. Considerar hardware, migración de datos, capacitación y mantenimiento es crucial para estimar el Costo Total de Propiedad (TCO) y asegurar una implementación exitosa.

Introducción

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) son esenciales para optimizar las operaciones y procesos empresariales. Sin embargo, al considerar la implementación de un ERP, una de las preguntas más comunes es: “¿Cuánto cuesta un ERP?”. La respuesta no es simple, ya que el costo total de propiedad (TCO) de un ERP depende de varios factores, incluyendo el tamaño y la complejidad de la empresa, el número de usuarios, las necesidades de personalización y el método de implementación elegido, entre otros. En este artículo, exploraremos los diferentes modelos de precios, costos ocultos y consideraciones específicas de la industria para ayudar a entender mejor el costo de un ERP.

Comprendiendo el ERP y sus Módulos

Antes de estimar el costo total de propiedad de un ERP, es fundamental entender los diversos módulos disponibles en el ERP elegido. La mayoría de los sistemas ERP ofrecen soluciones flexibles a través de módulos adicionales que proporcionan herramientas específicas para gestionar distintos segmentos y departamentos de las operaciones empresariales. Los módulos clave incluyen:

Contabilidad y Finanzas

Este módulo ayuda a simplificar los procesos financieros, ofreciendo características como planificación de gastos, gestión de ingresos, presupuestos y gestión de impuestos. Proporciona visibilidad en tiempo real de los datos financieros, mejorando la transparencia y permitiendo una mejor toma de decisiones financieras.

Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM)

El módulo CRM mejora las operaciones orientadas al cliente, incluyendo embudos de ventas, marketing y servicio al cliente. Permite la centralización de datos de clientes, facilitando el seguimiento consistente de prospectos y clientes, mejorando la generación de leads, el servicio al cliente y la gestión de relaciones en general.

Gestión de la Cadena de Suministro

Este módulo ayuda a rastrear y gestionar el flujo de productos desde la fabricación hasta la distribución. Incluye características como programación de proveedores, compra de inventario, seguimiento de envíos y devoluciones de productos, asegurando operaciones eficientes en la cadena de suministro.

Gestión de Inventario

El módulo de gestión de inventario permite gestionar eficazmente los stocks de inventario. Ofrece características como control de inventario, pedidos automáticos, escaneo de inventario y órdenes de compra, asegurando niveles óptimos de inventario y una gestión eficiente de las existencias.

Fabricación

Diseñado para apoyar instalaciones orientadas a la producción, este módulo proporciona herramientas para gestionar pisos de producción, control de calidad, órdenes de trabajo, gestión del ciclo de vida del producto y planificación de procesos de ingeniería. Optimiza los procesos de fabricación y asegura operaciones de producción eficientes.

Recursos Humanos

El módulo de recursos humanos ayuda a simplificar los procesos de RR.HH., incluyendo contratación, incorporación, gestión del desempeño, seguimiento de asistencia, nómina y gestión del aprendizaje. Simplifica las operaciones de RR.HH. y mejora la gestión de los empleados.

Inteligencia de Negocios

Este módulo permite analizar y procesar grandes volúmenes de datos de diversas fuentes, permitiendo la toma de decisiones basada en datos. Ofrece características como paneles personalizables, acceso a datos en tiempo real, herramientas de visualización interactiva y generación de informes.

Factores que Afectan los Costos del ERP

Tamaño y Complejidad del Negocio

Las organizaciones más grandes con múltiples unidades de negocio y operaciones complejas generalmente requieren soluciones ERP más robustas y personalizadas, lo que conlleva un precio más alto debido a la necesidad de módulos adicionales, procesos de implementación más extensos y soporte y mantenimiento continuos.

Número de Usuarios

Cuantos más usuarios haya, más licencias o suscripciones de usuarios se requieren. Cada usuario adicional aumenta el costo total del sistema ERP. Es esencial estimar con precisión el número de usuarios desde el principio para evitar gastos inesperados.

Requisitos de Personalización

Cada organización tiene procesos y flujos de trabajo únicos, por lo que la personalización a menudo es necesaria para adaptar el sistema ERP a las necesidades específicas del negocio. Sin embargo, la personalización puede impactar significativamente el costo total de la implementación del ERP.

Método de Implementación

Hay dos opciones principales de implementación: en las instalaciones (on-premise) y en la nube (cloud-based) o una combinación de ambas (híbrida).

Sistemas On-Premise

Los sistemas ERP on-premise requieren que la organización aloje el software en sus propios servidores e infraestructura. Esto significa que la organización es responsable de la adquisición, instalación, mantenimiento y seguridad del hardware. Las implementaciones on-premise generalmente requieren una inversión inicial significativa en infraestructura y recursos de TI, lo que resulta en costos iniciales más altos pero ahorros en costos de suscripción mensuales.

Sistemas en la Nube

Los sistemas ERP basados en la nube son alojados y gestionados por el proveedor del ERP. La organización paga una tarifa de suscripción basada en el uso, típicamente mensual o anual. Las implementaciones en la nube eliminan la necesidad de inversiones iniciales en infraestructura y reducen los costos de mantenimiento continuos. Sin embargo, es importante evaluar cuidadosamente los costos a largo plazo de las implementaciones en la nube, ya que las tarifas de suscripción pueden acumularse con el tiempo.

Módulos Adicionales

Los sistemas ERP suelen venir con un conjunto básico de funcionalidades que cubren las operaciones empresariales esenciales. Sin embargo, la organización puede necesitar módulos adicionales para cumplir con requisitos específicos de la industria o abordar necesidades empresariales únicas.

Proceso de Implementación

La complejidad y duración del proceso de implementación dependen de varios factores, incluyendo el tamaño de la organización, el número de usuarios, los requisitos de personalización y la disponibilidad de recursos capacitados.

Mantenimiento y Soporte

Los sistemas ERP requieren mantenimiento y soporte continuos para mantener su funcionamiento óptimo y resolver cualquier problema que pueda surgir. Los costos de mantenimiento y soporte pueden variar dependiendo de la complejidad del sistema ERP, el nivel de soporte requerido y la capacidad de respuesta del proveedor del ERP.

Consideraciones Específicas de la Industria

Diferentes industrias tienen requisitos únicos y regulaciones que pueden impactar los costos del ERP. Por ejemplo, industrias como la atención médica, farmacéutica y producción de alimentos tienen requisitos de cumplimiento estrictos que requieren funcionalidades especializadas y medidas de seguridad adicionales.

 

Modelos Principales de Precios de ERP

Licenciamiento Perpetuo

El licenciamiento perpetuo es la forma tradicional en que se vendía el software ERP. Con este modelo, la empresa paga una tarifa única inicial para comprar el software. Una vez adquirido, la empresa posee el software y puede usarlo indefinidamente. Sin embargo, también es responsable de mantener el software, incluidas las actualizaciones y mejoras.

Precios Basados en Suscripción

El precio basado en suscripción es una forma más reciente de vender software ERP. Con este modelo, la empresa paga una tarifa mensual o anual para usar el software. La tarifa incluye el acceso al software, mantenimiento, actualizaciones y mejoras.

Precios Basados en el Uso

El precio basado en el uso es otro modelo más reciente que está ganando popularidad. Con este modelo, la empresa paga según el uso del software, generalmente basado en una tarifa por usuario por mes. Cuantos más usuarios utilicen el software, mayor será el costo.

Costo Total de Propiedad (TCO) de un ERP

La siguiente tabla resume los promedios de costos de un ERP en las empresas, según su tamaño, sin incluir la implementación inicial o los costos de capacitación de los usuarios.  Estos valores se pueden usar para hacer un buen estimado del Costo Total de Propiedad (TCO):

 

Tipo de Empresa/Ingreso Anual Costo Mensual (USD) Costo Anual (USD) Consideraciones

Pequeñas Empresas

Alrededor de $1 millón

$1740 – $4620 $20,880 – $55,440 Evaluar requisitos del negocio cuidadosamente, elegir solución que se alinee con el presupuesto y necesidades operativas.

Empresas Medianas

$50 millones – $100 millones

$4620 – $5160 $55,440 – $61,920 Considerar escalabilidad, personalización y capacidades de integración; incluir costos de soporte y mantenimiento en el TCO.

Grandes Empresas

Más de $100 millones (1000+ empleados)

$9330 $111,960 Priorizar escalabilidad, capacidades multi-sitio, seguridad y cumplimiento; costos por usuario pueden ser más bajos por descuentos.

 

Costos Ocultos y Consideraciones Adicionales

Al implementar un sistema ERP, es crucial tener en cuenta no solo los costos evidentes como las licencias y la implementación, sino también los costos ocultos que pueden surgir durante y después del proceso de implementación. Aquí se detallan algunos de estos costos y consideraciones adicionales:

Hardware e Infraestructura

Uno de los aspectos a menudo pasados por alto de la implementación de un ERP es la necesidad de hardware e infraestructura adecuados. Aunque la organización puede centrarse en los costos de software y licencias, también debe considerar las inversiones necesarias en hardware para soportar el sistema ERP. Esto incluye servidores, dispositivos de almacenamiento, equipos de red, dispositivos portátiles y otros componentes de infraestructura. Asegurarse de que la infraestructura existente sea capaz de manejar la carga de trabajo incrementada que trae consigo un sistema ERP es crucial. En algunos casos, pueden ser necesarias actualizaciones o reemplazos para asegurar un rendimiento óptimo, evitando así costos inesperados y posibles ineficiencias del sistema.

Migración de Datos

La migración de datos desde sistemas heredados o hojas de cálculo al nuevo sistema ERP es un proceso complejo y que consume mucho tiempo. Implica limpiar, mapear y transformar los datos para que se ajusten a la estructura del nuevo sistema. Este proceso requiere recursos capacitados y una planificación cuidadosa. La asignación de suficiente tiempo y recursos para la migración de datos es crítica, ya que cualquier error o inconsistencia en los datos migrados puede tener consecuencias de largo alcance en la funcionalidad del sistema y en la capacidad operativa de la organización. Además, debe considerarse el costo de herramientas o servicios de validación y limpieza de datos para asegurar la precisión de los datos.

Capacitación y Adopción del Usuario

Implementar un nuevo sistema requiere que los usuarios aprendan nuevos procesos y flujos de trabajo, lo cual puede ser un desafío. La falta de capacitación adecuada y estrategias de adopción del usuario puede llevar a una baja utilización del sistema, disminución de la productividad y aumento de la frustración entre los empleados. Invertir en programas de capacitación comprensivos es esencial para asegurarse de que los usuarios estén equipados con las habilidades y el conocimiento necesarios para utilizar eficazmente el sistema ERP. Esto incluye sesiones de capacitación, manuales de usuario, recursos en línea y soporte continuo. Además, deben implementarse estrategias de gestión del cambio para promover la adopción del usuario y minimizar la resistencia al cambio.

Integración con Aplicaciones de Terceros

Los sistemas ERP a menudo necesitan integrarse con varias aplicaciones de terceros para cumplir con requisitos específicos del negocio. Estas integraciones pueden ser complejas y requieren inversiones adicionales en términos de tiempo, esfuerzo y recursos. Evaluar cuidadosamente la necesidad de integraciones de terceros y considerar los costos asociados es crucial. Esto incluye el costo de herramientas de integración, recursos de desarrollo y mantenimiento continuo. Es esencial evaluar la compatibilidad y escalabilidad del sistema ERP con las aplicaciones de terceros necesarias para asegurar una integración fluida que respalde eficazmente las operaciones del negocio.

Mantenimiento y Actualizaciones

Los sistemas ERP requieren mantenimiento continuo y actualizaciones periódicas para asegurar un rendimiento y funcionalidad óptimos. Sin embargo, las organizaciones a menudo subestiman los costos y esfuerzos involucrados en el mantenimiento y actualización de los sistemas ERP. Estas actividades pueden incluir la aplicación de parches, la resolución de problemas del sistema, la actualización de componentes de hardware y mantenerse al día con las últimas versiones de software. Considerar los costos de mantenimiento y actualizaciones en la planificación del ERP es esencial. Esto incluye presupuestar recursos de TI, herramientas de monitoreo del sistema y posibles servicios de consultoría.

 

Conclusión

Implementar un sistema ERP es una inversión significativa que puede transformar la eficiencia y competitividad de una organización. Sin embargo, para maximizar los beneficios y minimizar los costos inesperados, es crucial considerar tanto los costos visibles como los ocultos. Desde la infraestructura de hardware y la migración de datos hasta la capacitación de usuarios y el mantenimiento continuo, cada aspecto contribuye al costo total de propiedad (TCO) del ERP. Planificar meticulosamente, evaluar las necesidades específicas del negocio y anticipar posibles desafíos son pasos esenciales para una implementación exitosa. Además, es fundamental seleccionar un proveedor de ERP con experiencia y soporte adecuado para garantizar que el sistema se adapte y evolucione con las necesidades cambiantes de la empresa. Al abordar estos factores con diligencia, las organizaciones pueden asegurar un retorno de inversión positivo y sostenido a largo plazo.

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