Industria del Cliente
El cliente pertenece a la industria financiera de Colombia, un sector esencial que impulsa el desarrollo económico fomentando el ahorro y proporcionando acceso fácil y oportuno al crédito y servicios financieros complementarios para la comunidad trabajadora.
Descripción del Cliente
Fundado en la primera década del 2000, el banco de tamaño mediano ha experimentado un crecimiento rápido debido a su compromiso con la calidad y la innovación en sus servicios financieros. Su expansión ha llevado a la necesidad de subcontratar servicios de tecnología, lo que ha introducido complejidades adicionales en la gestión de contratos de outsourcing.
Retos del Cliente
El banco enfrentaba múltiples desafíos operativos y estratégicos en la gestión de su contrato principal de tecnología:
- Gestión Ineficiente del Contrato: Falta de rigor en el control sobre la gestión del proveedor, con prácticas que no garantizaban la supervisión adecuada.
- Información Dispersa: Ausencia de una fuente unificada de información relacionada con los aspectos financieros, de rendimiento y modificaciones contractuales.
- Recursos Limitados: Los recursos asignados no poseían la capacidad técnica o el tiempo suficiente para manejar adecuadamente la complejidad del contrato.
- Insatisfacción y Disputas: Existían disputas continuas entre las partes debido a interpretaciones ambiguas de los términos contractuales.
La Solución de la Empresa
Se implementó una solución integral de consultoría especializada que incluía:
- Diagnóstico Empresarial Detallado: Análisis exhaustivo del contrato desde perspectivas financieras, de gobierno y de rendimiento.
- Herramienta de Gestión de Contratos: Desarrollo y uso de una herramienta especializada para extraer obligaciones y entregables del contrato y gestionarlos de manera eficiente.
- Implementación y Seguimiento Continuo: Supervisión constante del contrato, incluyendo actualizaciones y cambios, asegurando el cumplimiento y la gestión efectiva de las escalaciones.
Metodología
La metodología adoptada fue diseñada para abordar las necesidades específicas del cliente y asegurar la efectividad del proceso:
- Extracción y Parametrización: Detallar las obligaciones del contrato en la herramienta de gestión, garantizando que todos los datos clave estén accesibles y bien organizados.
- Gestión Automatizada: Automatización del flujo de trabajo para incluir notificaciones, revisiones y almacenamiento de evidencias, lo que facilita la supervisión y el control.
- Supervisión y Control Riguroso: Monitoreo continuo del cumplimiento del contrato y gestión de problemas y escalaciones según sea necesario.
Resultados Obtenidos
La implementación de estas estrategias resultó en mejoras significativas:
- Eficiencia Operativa Mejorada: La herramienta de gestión de contratos facilitó una administración más efectiva de los compromisos contractuales.
- Visibilidad y Control Aumentados: Se estableció un sistema que proporciona una visión clara de las obligaciones y entregables, reduciendo los riesgos y mejorando la transparencia.
- Relaciones Estratégicas Fortalecidas: El enfoque mejorado en la gestión de proveedores ayudó a desarrollar relaciones más fuertes y beneficiosas, previniendo la pérdida de valor a lo largo del ciclo de vida del contrato.
- Seguimiento Continuo: Se garantizó un cumplimiento constante con una única fuente de verdad y registros auditables, lo que mejora la capacidad de respuesta y adaptación a las necesidades cambiantes.
Conclusión
Este caso de éxito ilustra cómo una gestión de contratos efectiva y tecnológicamente avanzada puede transformar las operaciones de un banco, permitiéndole superar desafíos complejos y mejorar tanto la eficiencia operativa como las relaciones con los proveedores. La estrategia adoptada no solo resolvió problemas existentes sino que también posicionó al banco para un crecimiento futuro sostenible y rentable en la competitiva industria financiera de Colombia.
