Dada la alta competitividad que existe en el mercado actual, las empresas se están reestructurando con el objeto de cumplir de mejor forma sus objetivos de crecimiento y satisfacer las necesidades de sus clientes.
Así, para aumentar las ganancias, o utilidades, los ejecutivos tienen como misión aumentar los ingresos y/o minimizar los costos. Y en esto último, las soluciones y servicios de (TI) Tecnología Informática, que habilitan la transformación digital, juegan un rol fundamental, pues existen soluciones de Automatización de Procesos y miles de Soluciones específicas para cada área de los negocios.
IT Experts desarrolló una metodología pragmática de optimización de costos basado en cinco fases comunes para lograr una optimización de costos sostenible, y hacer que las compañías sean exitosas.
La metodología de optimización de costos es aplicable a cualquier área o empresa, ya que todas ellas pueden contribuir a las utilidades de la empresa con un ahorro de sus propios costos. Sin embargo, la ejecución de esta debe ajustarse a la situación, objetivos, capacidades y cultura de cada empresa.
A continuación, se describen las 5 etapas:
1.1. Definir la estrategia
El foco principal de esta fase es establecer objetivos ambiciosos de optimización y obtener la aceptación y el compromiso de la alta gerencia.
En esta etapa, también se hace una diligencia debida de la estructura de costos, modelo operativo y estrategia comercial para habilitar el establecimiento de un objetivo de optimización de costos, darlo a conocer a la organización y lograr el patrocinio de la alta gerencia.
1.2. Analizar y Planificar
Mediante un enfoque estructurado y sistemático para identificar las áreas clave de mejora y los posibles beneficios más rápidos, se planifica qué áreas optimizar.
Un método que se puede usar es un árbol de rentabilidad, mapeando los impulsores de costos clave e identificando las áreas en las que enfocarse. También se puede utilizar matrices multidimensionales que crucen variables como impacto, duración y factibilidad de las iniciativas.
También, se identifican los productos y servicio de mayor rendimiento para establecer objetivos de optimización internos siguiendo un enfoque de “mejor de su clase”.
1.3. Alinear con la estrategia
Aquí, se desarrollan las iniciativas pragmáticas de optimización de costos que sean impactantes e implementables. Estas iniciativas deben ser priorizadas de acuerdo con su impacto y a su tiempo de implementación, presentadas a los ejecutivos y estos deben aprobar su implementación y seguimiento.
En este artículo, hemos segmentado las opciones de optimización disponibles en tres tipos de iniciativas: hacer menos, hacerlo mejor y hacerlo más barato:
1.3.1. Iniciativas de Hacer Menos
Se enfocan en:
- Eliminar redundancias
- Reducir la demanda y
- Encontrar opciones de suministro de los servicios y soluciones.
Por ejemplo, se puede utilizar un enfoque de presupuesto de base cero en el que las áreas comerciales deben justificar qué costos mantener frente a qué costos eliminar. Esto puede llevar a eliminar los costos innecesarios de los proveedores en sus operaciones posteriores mediante el aumento de las operaciones en áreas internas.
También se puede buscar soluciones de servicios o tecnológicas que les permitan a las empresas ser más eficientes en sus procesos, en donde se requiera menos intervención de sus recursos para hacer lo mismo. Ejemplos típicos, son la automatización de procesos con soluciones RPA (Robotic Process Automation).
También se pueden llevar a cabo procesos de análisis del mapa de flujo de valor, (VSM, Value Stream Mapping) para detectar problemas y proponer mejoras a los procesos operativos y de gestión de la empresa.
1.3.2. Iniciativas de Hacerlo Mejor
Se centran en:
- Renegociación y modernización de contratos clave, para que incluya nuevas tecnologías y/o resiliencia
- La consolidación de servicios y soluciones para aumentar el rendimiento de su infraestructura y reducir los consumibles
- La estandarización de servicios
- Implementación de medidas de control de Costos (TCO) para categorías de gasto clave.
De nuevo, se debe solucionar soluciones y servicios tecnológicos de terceros para realizar las mismas actividades de la empresa, pero siendo más precisos y consistentes. Por ejemplo, soluciones de CRM, ERP, SCM, etc.
1.3.3. Iniciativas de Hacerlo Barato
Se enfocan en replantear soluciones para obtener mejoras de costos, como:
- Cambiar la localización o el proveedor de abastecimiento a uno de menor costo. Lo que permite ahorrar hasta un 30% en algunas categorías de costos, como comunicaciones y servicios de red.
- La subcontratación/Outsourcing: subcontratar parte de sus operaciones o servicios no críticos, para reducir su base de costos y enfocarse en su negocio principal. Por ejemplo, Outsourcing de Servicios de TI, Soluciones en la Nube (SaaS), Contact Center, Gestion de Proveedores (CRM), etc.
1.4. Planear y Ejecutar
En esta etapa se debe garantizar la ejecución de las actividades de optimización definidas y aprobadas, a través de una sólida gestión del desempeño y comunicación.
- Las iniciativas y los objetivos de optimización de costos deben rastrearse y monitorearse para garantizar que los ahorros se capturen y se redirecciones a las áreas de interés.
- También se debe rastrear el éxito de las iniciativas y comunicar los resultados a la organización.
- Se debe crear el nivel correcto de transparencia de costos en la organización. Por ejemplo, se pude mostrar el beneficio asociado a las unidades de recurso del negocio de la empresa.
- Se debe redireccionar los ahorros obtenidos a áreas criticas para el negocio que permitan crecer a la empresa.
1.5. Apropiar Cultura
En esta fase se enfoca en alinear la organización e implementar una cultura de desempeño de costos.
Para garantizar que se cumplan los objetivos de optimización de costos, es importante involucrar a todos los niveles de la organización, en particular a los equipos “operativos expertos en la materia (SME)” que tienen conocimientos clave sobre dónde y cómo optimizar los costos.
El proyecto inicial, se debe convertir en un programa continuo que genere periódicamente ideas de ahorro y se use una herramienta de seguimiento (basado en la web, flujos de trabajo) accesible a todos los empleados para identificar posibles iniciativas de optimización de costos.
De las Cinco Fases, esta es quizás la más importante.
1.6. Recomendaciones
- Los procesos de optimización de costos es una necesidad para las empresas de todas las industrias y tamaños.
- En la actualidad, el uso de los servicios y soluciones de TI es un factor crítico de éxito, y las empresas pueden obtener ventajas competitivas a través de su uso. Aquí se vuelve critico realizar procesos de selección estructurados y alineados con la estrategia de la empresa.
- Optimizar no es recortar costos, sino direccionar los ahorros a áreas de crecimiento o habilitación. La optimización debe buscar el equilibrio correcto en el lugar correcto de su estructura de costos.
- La optimización de costo requiere de la participación decidida de los ejecutivos de las empresas y el uso de una metodología pragmática, estructurada y aplicable a cualquier área o empresa y permite obtener mejoras competitivas.
- La optimización no es un proyecto, sino que debe asumirse como un programa
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