Bienvenidos a nuestro glosario de sourcing y abastecimiento, su guía esencial para navegar por el complejo y dinámico mundo de las adquisiciones. En la economía global de hoy, comprender los términos clave y las estrategias puede marcar una gran diferencia en el éxito de su cadena de suministro y operaciones de compra. Este glosario está meticulosamente compilado para proporcionarles a los profesionales, tanto experimentados como novatos en el campo del abastecimiento, una comprensión clara y precisa de los términos más utilizados en la industria.
Desde ‘Abastecimiento Estratégico´ hasta ‘Texto Reutilizable, cada término está detallado con definiciones claras y aplicaciones prácticas. Nuestra intención es que este recurso no solo ilumine los aspectos técnicos del sourcing, sino que también ofrezca una visión estratégica para mejorar las relaciones con los proveedores, optimizar los procesos de compra y aumentar la eficiencia operativa.
Ya sea que esté a punto de lanzar una RFP, negociar un contrato, o desarrollar una estrategia de sourcing global, este glosario será su compañero indispensable. Invitamos a todos los interesados en el abastecimiento y procurement a sumergirse en este compendio y utilizarlo como un valioso recurso para la toma de decisiones más informada y estratégica.
¡Comencemos nuestro recorrido por el alfabeto del sourcing y el abastecimiento!
A – B
Abastecimiento Estratégico (Strategic Sourcing)
Un método de adquisición enfocado en la optimización continua de las compras para disminuir gastos y elevar la calidad, constituyendo una parte esencial de la gestión eficaz de proveedores.
Acuerdo (Agreement)
Un pacto jurídicamente obligatorio entre comprador y vendedor que, tras negociaciones durante la etapa de RFP, culmina con la firma de un contrato y el anuncio del adjudicatario.
Adjudicación Múltiple (Multiple Award)
Una situación en la que se concede un contrato a varios oferentes que satisfacen las condiciones de la solicitud de propuesta.
Análisis de Gastos (Spend Analysis)
El proceso de recoger y examinar datos de gasto con el fin de reducir costes, incrementar la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento normativo.
Auditoría de Proveedores (Supplier Auditing)
Un examen riguroso de los proveedores para confirmar que cumplen con todos los requisitos legales y contractuales necesarios para una colaboración exitosa.
Automatización de RFP (RFP Automation)
La aplicación de tecnologías como la inteligencia artificial para automatizar y perfeccionar partes del proceso de RFP, mejorando la rapidez y exactitud.
Automatización de Propuestas (Proposal Automation)
El uso de soluciones tecnológicas para agilizar la respuesta a RFPs, desde la generación de respuestas hasta la asignación de tareas y la comunicación.
Base de Datos de RFP (RFP Database)
Un repositorio que centraliza las solicitudes de propuestas en curso, frecuentemente incluyendo convocatorias de entidades gubernamentales durante períodos de licitación abierta.
Benchmarking
La práctica de comparar aspectos comerciales específicos como costes o calidad con los mejores estándares del sector o con la competencia, para evaluar el rendimiento.
Best Shore
La estrategia de seleccionar el lugar óptimo para la externalización de servicios, basándose en costes, competencias y estabilidad política en lugar de solo el precio.
Biblioteca de Conocimientos (Knowledge Library)
Un depósito central y accesible para guardar, organizar y recuperar el material relacionado con propuestas, facilitando así la colaboración, especialmente entre equipos remotos.
BPO, Business Process Outsourcing (Externalización de Procesos de Negocio)
La práctica de delegar operaciones empresariales rutinarias a terceros especializados, lo que permite a las empresas concentrarse en sus áreas centrales.
Brownfield (Campo Marrón)
La regeneración o expansión de áreas previamente desarrolladas, a menudo implicando trabajos de restauración o eliminación de contaminantes existentes.
C – F
Carta de Presentación de RFP (RFP Cover Letter)
Un escrito que sintetiza el contenido de una propuesta, destacando sus puntos clave, y se presenta al potencial cliente con el fin de establecer una primera impresión positiva y resumida.
Carta de Rechazo de Propuesta (Proposal Rejection Letter)
Comunicado formal emitido por el comprador para notificar a los participantes que su propuesta no fue elegida, proporcionando retroalimentación y, en algunos casos, detalles sobre la selección ganadora.
Carta de Intención de Ofertar (Intent to Bid Letter)
Correspondencia oficial donde un proveedor manifiesta su interés en responder a una RFP, o declina participar, delineando sus intenciones de manera clara y anticipada.
Caso de Negocio (Business Case)
Documento estratégico que argumenta a favor de una iniciativa específica, detallando beneficios anticipados y alineándolos con objetivos corporativos, facilitando así la toma de decisiones basada en resultados.
Competencia Imperfecta (Imperfect Competition)
Se refiere a la variabilidad de productos ofrecidos por distintos proveedores en respuesta a una RFP, lo que puede complicar la comparación y elección objetiva.
Comprador (Buyer)
Entidad o individuo que prepara y lanza una RFP con la intención de adquirir bienes o servicios, también conocido como emisor de la RFP.
Compras Cooperativas (Cooperative Purchasing)
La unión de esfuerzos y recursos de varias entidades para obtener mejores términos de adquisición debido al incremento de volumen y la reducción de costos operativos.
Compras Sostenibles (Sustainable Procurement)
Adquisición de productos o servicios considerando su impacto ambiental, social y económico, buscando beneficios a largo plazo y responsabilidad corporativa.
Consultor de Desarrollo de Propuestas (Proposal Development Consultant)
Un especialista externo contratado para perfeccionar el proceso de creación de propuestas, ofreciendo desde auditorías hasta capacitaciones y estrategias mejoradas.
Consultor de RFP (RFP Consultant)
Profesional experto en la administración integral de RFPs, desde su diseño hasta su evaluación, aportando conocimientos especializados y formación.
Contratación Pública (Public Procurement)
Adquisiciones realizadas por entidades estatales, sujetas a regulaciones específicas y financiadas por fondos gubernamentales.
Contratación Estratégica (Strategic Procurement)
Una planificación y ejecución de adquisiciones basada en un análisis profundo de mercado y las necesidades a largo plazo de la empresa, buscando maximizar el valor y minimizar los riesgos.
Costo del Ciclo de Vida (Life Cycle Cost)
Evaluación de todos los costes asociados con la adquisición y el mantenimiento de un bien o servicio a lo largo del tiempo, esencial para decisiones estratégicas de compra.
CPO – Director de Adquisiciones (Chief Procurement Officer)
El líder organizacional responsable de la gestión y la estrategia global de adquisiciones y suministros de la empresa.
CPP – Profesional de Compras Certificado (Certified Purchasing Professional)
Una credencial que valida el conocimiento y la experiencia en compras, reconociendo la competencia profesional en el campo de las adquisiciones.
Criterios de Evaluación de RFP (RFP Evaluation Criteria)
Los estándares y expectativas definidos por un comprador para valorar y comparar las propuestas, asegurando un proceso justo y consistente en la selección.
Criterios de Aceptación (Acceptance Criteria)
Los requisitos mínimos que un producto o servicio debe cumplir para ser considerado apto en un proceso de adquisición, frecuentemente utilizado en compras de software.
Cronograma de la Propuesta (Proposal Schedule)
La delineación temporal y detallada de cada paso en la creación de una propuesta, manteniendo al equipo organizado y alineado con los plazos del proyecto.
Cronograma de la RFP (RFP Timeline)
Una secuencia temporal de eventos clave y fechas límite durante el proceso de RFP, desde su lanzamiento hasta la selección final.
Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
Herramienta multifacética para evaluar el rendimiento de los proveedores basándose en una variedad de factores ponderados por su relevancia.
Cuestionario de Seguridad (Security Questionnaire)
Parte integral del proceso de adquisición que evalúa los riesgos potenciales relacionados con la seguridad y la continuidad operativa.
Datos de RFP (RFP Data)
Información esencial y trazable asociada con el proceso de RFP, que puede incluir desde antecedentes de licitaciones hasta la solidez financiera de los proveedores.
DDQ (Due Diligence Questionnaire)
Una herramienta crítica para evaluar la idoneidad y los riesgos de los proveedores potenciales antes de tomar una decisión de adquisición.
Diligencia Debida (Due Diligence)
El análisis meticuloso de posibles riesgos en la cadena de suministro y adquisiciones, considerando aspectos como la solvencia y las políticas corporativas.
Discusión de Licitación/No Licitación (Bid/No-Bid Discussion)
La evaluación preliminar que determina si es viable responder a una RFP, tomando en cuenta la estrategia corporativa y la probabilidad de éxito.
Documento de Requisitos Empresariales (Business Requirements Document – BRD)
Un documento formal que expone las metas y expectativas que una organización busca alcanzar al colaborar con un proveedor en un proyecto específico.
Elevator Pitch
Presentación sumamente concisa diseñada para captar rápidamente el interés sobre la propuesta de un proveedor, idealmente en el breve lapso de un viaje en ascensor.
Emisor (Issuer)
La parte que genera y emite una RFP en busca de propuestas para adquirir un bien o servicio, iniciando el proceso de selección.
Empresa Conjunta (Joint Venture)
Una asociación estratégica entre dos o más entidades para combinar recursos, compartir riesgos y beneficios en un objetivo comercial común.
Equipo de Propuestas (Proposal Team)
Grupo interdisciplinario en una organización que colabora en el diseño y desarrollo de respuestas a RFPs, aprovechando la experiencia de distintos departamentos.
E-Sourcing
Un método de adquisición digital que conecta a compradores con proveedores a través de plataformas en línea, facilitando la selección y transacción eficiente de productos y servicios.
Estrategia de Abastecimiento Global (Global Sourcing Strategy)
Una táctica corporativa diseñada para aprovechar los recursos a nivel mundial, buscando obtener las mejores condiciones de coste, calidad y disponibilidad.
Estrategia de RFP (RFP Strategy)
El enfoque adoptado por una empresa para manejar las RFPs, incluyendo desde la recepción hasta la toma de decisiones, con objetivos y expectativas bien definidos.
Evaluación de Proveedores (Supplier Evaluation)
Un proceso recurrente dentro de la gestión de proveedores que asegura la idoneidad y el rendimiento de los proveedores actuales y potenciales.
Fecha de Cierre (Closing Date)
La fecha límite asignada para la presentación final de propuestas a una RFP, marcando el final del período de aceptación.
G
Gerente de Adquisiciones (Procurement Manager)
El encargado dentro de una empresa de identificar, evaluar y seleccionar proveedores que cumplan con los requerimientos corporativos, liderando frecuentemente la iniciativa del proceso de RFP.
Gerente de Propuestas (Proposal Manager)
El responsable de coordinar y guiar la preparación y sumisión de propuestas, asegurando que todos los aportes sean integrados y presentados de forma cohesiva y oportuna.
Gestión de Proyectos de RFP (RFP Project Management)
Una metodología estructurada aplicada al proceso de responder a RFPs, que busca mejorar la consistencia y la eficacia en la elaboración de propuestas.
Gestión de Categorías (Category Management)
Un enfoque de adquisiciones que clasifica el gasto en agrupaciones basadas en productos o servicios similares, potenciando la eficiencia en el proceso de adquisición.
Gestión de Propuestas (Proposal Management)
El conjunto de actividades que incluyen la organización, planificación y análisis de datos para formular una respuesta adecuada a una solicitud de propuesta.
Gestión de Proveedores (Supplier Management)
La práctica de mantener y desarrollar relaciones con proveedores para asegurar el cumplimiento de los términos contractuales y la entrega efectiva de bienes o servicios.
Gestión de Riesgos en la Cadena de Suministro (Supply Chain Risk Management)
El proceso que identifica, evalúa y atenúa los riesgos financieros y operativos a lo largo de la cadena de suministro.
Gestión del Cambio (Change Management)
Las estrategias y prácticas implementadas para liderar a una organización a través de cambios, con el fin de minimizar riesgos y asegurar una transición exitosa.
Gestión del Conocimiento (Knowledge Management)
La disciplina de gestionar sistemáticamente la información y el conocimiento corporativo, particularmente útil en empresas que gestionan un alto volumen de RFPs anualmente.
Greenfield (Greenfield)
Proyectos que se inician desde cero en áreas sin infraestructura previa, comunes en nuevas zonas industriales o comerciales libres de limitaciones preexistentes.
I – K
Inhabilitación (Debarment)
El acto de excluir a una empresa de participar en futuras solicitudes de propuesta, comúnmente por infracciones o incumplimiento de estándares, pudiendo ser temporal o definitivo.
Insourcing
La práctica de revertir la externalización, optando por realizar tareas o servicios internamente para mantener el control sobre procesos vitales.
Invitación a Licitar (Invitation to Tender)
También conocida como solicitud de oferta, es una invitación formal para que los proveedores presenten propuestas para un proyecto específico.
Juego de Suma Cero (Zero-Sum Game)
Una situación en la que las ganancias de una entidad equivalen exactamente a las pérdidas de otra, resultando en un equilibrio neto sin beneficio agregado.
KPI (Key Performance Indicator)
Indicadores que permiten monitorear y medir el éxito y rendimiento de una organización o la efectividad de los proveedores.
L – N
Licitación Competitiva (Competitive Bidding)
Un proceso donde las entidades gubernamentales requieren que las empresas presenten su mejor propuesta en un entorno abierto y transparente.
Licitación (Tender)
Un procedimiento por el cual las organizaciones invitan a proveedores a presentar ofertas para proyectos de gran envergadura dentro de un marco temporal definido.
Licitador Responsivo (Responsive Bidder)
Aquel que proporciona una propuesta que cumple estrictamente con las especificaciones y términos de la RFP.
Licitador (Bidder)
Un proveedor potencial que presenta una propuesta en respuesta a una RFP, que incluye una oferta económica y cumple con los requisitos solicitados.
Lista de Proveedores Aprobados (Approved Supplier List)
Una lista preseleccionada de proveedores que han pasado un proceso de evaluación y cumplen con criterios específicos como solvencia y cumplimiento.
Matriz RACI (RACI Matrix)
Una herramienta para la gestión de proyectos de propuestas que detalla las responsabilidades específicas de los miembros del equipo a lo largo del proceso.
Matriz de Cumplimiento de Propuestas (Proposal Compliance Matrix)
Un recurso que asegura que una propuesta cumpla con todos los requisitos de una RFP, comúnmente elaborada en herramientas como Excel.
Mejor Oferta Final (BAFO – Best And Final Offer)
Una solicitud de presentación de la propuesta más competitiva y económica por parte del proveedor, usada para fomentar la competencia y agilizar las negociaciones.
Mejor Valor (Best Value)
El ideal de un proceso de adquisición exitoso que logra un equilibrio óptimo entre precio y calidad.
Motivadores (Motivators)
Las razones subyacentes que impulsan la necesidad de una compra, identificadas para orientar la estrategia de adquisición.
Negociación de Contratos (Contract Negotiation)
El proceso de debatir y acordar términos contractuales con el objetivo de alcanzar un acuerdo beneficioso y mutuamente aceptable.
O – Q
Oferta Calificada (Qualified Bid)
Una propuesta que declara excepciones a uno o más requerimientos de la RFP, y debe justificar las razones de dicha excepción.
Oferta (Bid)
Una propuesta económica para la prestación de bienes o servicios, a veces utilizada como término general para referirse al documento completo de la propuesta.
Off Shore (Offshoring)
La práctica de trasladar procesos empresariales a otro país en busca de beneficios como menores costos laborales o incentivos fiscales.
Optimización de Inventarios (Inventory Optimization)
La alineación del nivel de inventario con las demandas del negocio para maximizar la eficiencia y reducir costos.
Outsourcing
El proceso de subcontratar ciertas funciones empresariales a proveedores externos para centrarse en competencias esenciales y mejorar la eficiencia operativa.
Plan de Implementación del Proyecto (Project Implementation Plan)
Un desglose detallado de los pasos necesarios para cumplir con un objetivo específico del proyecto, con un propietario asignado y fechas límite para cada etapa, en línea con las metas empresariales más amplias.
Plantilla de Propuesta (Proposal Template)
Un documento prediseñado que agiliza la creación de propuestas permitiendo la inserción de información específica en un formato predeterminado.
Plantilla de RFP (RFP Template)
Una RFP preexistente que puede ser duplicada y personalizada para acelerar el proceso de adquisición, a menudo proporcionada por los proveedores para facilitar el proceso a los clientes potenciales.
Preferencia (Preference)
Una ventaja otorgada a un proveedor en función de su ubicación geográfica o ciertas clasificaciones comerciales, como pequeñas empresas o empresas propiedad de minorías, según se establece en la RFP.
Preguntas de RFP (RFP Questions)
El conjunto de cuestiones específicas formuladas a los posibles proveedores para recabar información detallada en el marco de una RFP.
Presentación de RFP (RFP Presentation)
Una fase en la que los proveedores presentan sus propuestas, normalmente de forma presencial o virtual, destinada a reducir la lista de candidatos a un grupo selecto para la decisión final.
Problemas (Issues)
Las preocupaciones del comprador que deben ser atendidas por los oferentes y que pueden estar claramente expresadas o implícitas en la RFP.
Proceso de Adquisición (Procurement Process)
El conjunto de actividades para obtener bienes o servicios, que incluye desde la definición de necesidades hasta la contratación, así como posiblemente la gestión de inventarios y la logística.
Proceso de RFP (RFP Process)
Una secuencia sistemática de pasos diseñada para evaluar y seleccionar el proveedor más adecuado para los objetivos de negocio de una empresa.
Propuesta Proactiva (Proactive Proposal)
Una propuesta generada sin una RFP específica, a menudo basada en conversaciones preliminares con un cliente potencial.
Propuesta (Proposal)
Una oferta formal en respuesta a una RFP que sugiere una solución a un problema o necesidad detallada en la solicitud.
Proveedor Calificado (Qualified Supplier)
Un proveedor que cumple con los requisitos mínimos y ha demostrado competencia, confiabilidad financiera y calidad del producto, ganando un lugar en la lista de proveedores preferidos.
Proveedor Fallido (Failed Supplier)
Un proveedor no seleccionado para un contrato, posiblemente debido a factores como precio, calidad o incumplimiento de las especificaciones.
Proveedor Responsable Más Bajo (Lowest Responsible Supplier)
El proveedor que ofrece el precio más bajo y cumple con todos los criterios de rendimiento, reputación y solvencia financiera requeridos.
Proveedor (Supplier)
También conocido como vendedor, es la entidad que responde a la RFP con la intención de proveer un servicio o producto.
Puntuación Ponderada (Weighted Scoring)
La asignación de valores o puntos a diferentes secciones de una RFP según su importancia relativa.
R – T
Redactor de Propuestas (Proposal Writer)
Miembro del equipo encargado de elaborar y pulir las respuestas a las RFP, asegurándose de que las contribuciones de los expertos estén bien integradas y sean claras.
Requisitos del RFP (RFP Requirements)
Las necesidades específicas de un comprador tal como se detallan en la RFP, recopiladas de las partes interesadas y que forman la base de la declaración de necesidad y los criterios de evaluación.
Respondedor (Responder)
La persona o empresa que envía una respuesta a una RFP, buscando ser seleccionada como proveedora de la solución solicitada.
Respuesta Alternativa (Alternative Response)
Una oferta que se desvía intencionalmente de una o más especificaciones de la RFP para ofrecer una solución variante por parte del proveedor.
Respuesta (Response)
La propuesta recibida de un proveedor en respuesta a una RFP, incluyendo detalles financieros y técnicos de la oferta.
Resumen Ejecutivo (Executive Summary)
Un resumen conciso de los puntos más relevantes de una propuesta, dirigido a los decisores clave en la organización solicitante.
Revisión de Propuestas (Proposal Review)
El análisis crítico de una propuesta para garantizar su integridad, precisión y persuasión, a menudo incluyendo la corrección de inconsistencias y errores.
RFB – Solicitud de Licitación (Request for Bid)
Similar a una RFP, es una invitación para que los proveedores presenten sus mejores ofertas para un proyecto, normalmente sin margen para la negociación.
RFI – Solicitud de Información (Request for Information)
Un documento para recolectar información general de proveedores potenciales como paso previo a un proceso de adquisición más formal.
RFP – Solicitud de Propuesta (Request for Proposal)
Un documento que invita a proveedores seleccionados a presentar una propuesta, teniendo en cuenta factores como el precio y la calidad en la decisión final.
RFP Lite
Una versión simplificada de una RFP que busca reducir la carga de tiempo y esfuerzo en el proceso de selección, comúnmente precedida por una RFI.
RFQ – Solicitud de Calificaciones (Request for Qualifications)
Un proceso para determinar la experiencia y habilidades de los proveedores para un proyecto específico, indagando en su historial y capacidad.
RFQ – Solicitud de Cotización (Request for Quotation)
Una forma de RFx que detalla las necesidades del comprador y solicita a los proveedores precios y condiciones de pago.
RFx
Un término colectivo para varios tipos de solicitudes como RFI, RFP, RFQ y otros, utilizados en procesos de adquisición y selección.
ROI – Retorno de la Inversión (Return on Investment)
Una métrica para evaluar la rentabilidad de una inversión, comparando el retorno obtenido con el costo de la inversión.
Scoring (Scoring)
Un método de evaluación y comparación de propuestas o desempeño basado en criterios predeterminados y asignación de puntos.
Sin Oferta (No-Bid)
La respuesta de un proveedor invitado a una RFP que opta por no participar en el proceso de propuesta.
Software de Gestión de Propuestas (Proposal Management Software)
Una herramienta tecnológica que ayuda a los proveedores a responder a las RFP mediante funcionalidades de gestión del conocimiento, colaboración y automatización.
Software de RFP (RFP Software)
Una plataforma, generalmente en la nube, que digitaliza el proceso de RFP para emisores y respondedores, facilitando desde la creación hasta la colaboración en propuestas.
Solicitud (Request)
El acto de comunicar requisitos de adquisición y pedir a los proveedores que presenten ofertas o respuestas.
Stakeholder (Stakeholder)
Cualquier individuo o grupo con interés en las decisiones y actividades de una organización, incluyendo empleados, clientes, proveedores y accionistas.
Tablas de Precios (Price Tables)
Herramientas que permiten a los compradores recolectar y comparar información de precios de varios proveedores de manera estructurada para tomar decisiones informadas.
Texto Reutilizable (Reusable Text)
Contenido guardado, como respuestas o gráficos, que se almacena para su uso en múltiples propuestas, incrementando la eficiencia y coherencia.
Esperamos que este glosario de sourcing y abastecimiento les haya sido útil y haya enriquecido su comprensión de este campo vital. En IT Experts, estamos comprometidos con la mejora continua y la expansión de nuestros recursos para brindar el apoyo más actualizado y relevante a nuestra comunidad profesional.
Sabemos que el mundo del abastecimiento y las adquisiciones está en constante evolución, y como tal, nuestro glosario debe adaptarse y crecer para mantenerse al día con las nuevas prácticas, tecnologías y regulaciones. Por eso, les invitamos cordialmente a colaborar con nosotros. Si creen que falta algún término importante que debería ser incluido, o si tienen sugerencias para mejorar las definiciones existentes, por favor no duden en hacérnoslo saber. Su experiencia y conocimiento son invaluables para asegurar que este recurso sea tan completo y útil como sea posible.
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