Costos en la Nube, consideraciones básicas para evaluar

Abr 5, 2022 | Abastecimiento de soluciones digitales, Migracion a la Nube, Transformacion Digital

El costo puede ser la consideración más importante o la menos importante para un caso de negocio. A veces, las cuestiones de costos pueden resultar intimidantes debido a la terminología.
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¿Qué es el costo?

El costo puede ser la consideración más importante o la menos importante para un caso de negocio. A veces, las cuestiones de costos pueden resultar intimidantes debido a la terminología.  En realidad, no hay forma de evitarlo cuando se crea un caso de negocio y al final todas las empresas se van a enfocar en realizar procesos de optimización de costos.

En este módulo, vamos a hablar de:

  • Aspectos económicos de los casos de negocio
  • Diferencia entre costo y valor.
  • Que es el Costo Total de Propiedad (TCO) y cómo calcularlo.
  • Cómo la nube puede influir en los gastos de nuestro negocio.

Costo vs Valor

Costo

La mayoría de la gente se refiere al costo como la cantidad de dinero que se necesita para adquirir algo. El costo no se limita al dinero, puede describirse en términos de tiempo o de recursos y es una medida unidimensional.

Utilidad

Por sí solo, el costo no es muy útil, pues se debe considerar los beneficios que obtenemos a cambio de ese costo, lo que en términos económicos es la utilidad.

Valor

Es la relación entre el costo y la utilidad lo que describe el valor de algo.  Ya que la utilidad suele ser muy subjetiva y cambia de una situación a otra, el valor también es lo es. Y es por ello que la construcción de un caso de negocio en la nube no es un proceso estándar y universal.

Que es el Costo Total de Propiedad (TCO) y cómo calcularlo

Al evaluar la implementación de la nube, en la mayoría de los casos, se compara el costo del estado actual con un posible estado basado en la nube. Esta comparación se hace mediante la construcción de un costo total de propiedad o TCO.  Se debe incluir todos los costos y se debe tener en cuenta que esos costos estarán cubiertos por el servicio en la nube. El TCO contiene costos de diversos tipos, veamos ejemplos:

Costo Directo

Un TCO básico incluye los costos que tienen relación directa con el área en análisis, como:

  • Infraestructura y software que se identifican fácilmente al mirar las facturas.
  • Las certificaciones requeridas al estar las empresas en una industria regulada.
  • Costos periódicos de auditoria para inspeccionar la seguridad de las instalaciones
  • Mano de obra de las personas involucradas

Costos Operativos

Son los costos asociados a la operación, entre los que se tienen que considerar:

  • Herramientas nuevas para ayudar con la migración.
  • Consultoría para diseñar adecuadamente la nueva arquitectura basada en la nube.
  • Entrenamiento para formar al personal en el uso eficiente de la nube.
  • Posibles costos de terminación de contratos, p.e., contratos de arrendamientos, servicios o instalaciones que ya no se requieran
  • Tiempos de inactividad por pérdida de ingresos.

Costos Intangibles

Costos intangibles son costos no previstos y que provienen de cambios en productividad, calidad o que no son evidentes.  Son costos difíciles de determinar en una cifra de costo, son parte importante del TCO y permiten tener una imagen más completa e ilustrar a los responsables de la toma de decisiones en una forma más estratégica. Entre otros tenemos:

  • Almacenamiento en la nube que nos pueden evitar la compra de un costoso sistema físico
  • Autoservicio más rápido, lo que puede reducir el esfuerzo de los recursos para obtener algo
  • Rapidez en la ejecución de procesos, ya que con una solución basada en la nube podría permitirnos hacerlo en tiempo real.
  • La seguridad general de los datos, que aumenta una vez que se pasan a la nube y lo que debería tener algún valor para la organización.
  • La agilidad. ¿De qué sirve si nuestra competencia tiene una habilidad que su empresa no? Es probable que la no agilidad tenga algún costo para la empresa.
  • La posibilidad de retener, atraer y desarrollar las habilidades y talentos requeridos en la nube puede reducir la rotación de personal o aumentar el compromiso de los empleados y puede ser uno de los mayores y mejores retornos de su dinero durante la adopción de la nube.

Cómo la nube puede influir en los gastos de nuestro negocio?

Los gastos de capital y los gastos operativos o CAPEX y OPEX, como se llaman popularmente, son dos términos que debemos entender.

CAPEX

Un activo de capital es aquel que una empresa compra con la expectativa de que seguirá haciendo lo que se supone que debe hacer durante varios años. Luego, cuando su vida útil haya terminado, probablemente comprarán otro nuevo para reemplazarlo.

  • La vida útil de este activo suele regirse por los planes de depreciación.
  • La depreciación es una forma en que una empresa puede contabilizar el valor decreciente de ese activo a lo largo de varios años. La depreciación no es una actividad monetaria, es más bien de efectos fiscales y contables.
  • Las empresas tienen que invertir una gran cantidad de efectivo por adelantado o financiar el pago para para pagar realmente todo es costo.

CAPEX y la Tecnología

Tradicionalmente, los equipos informáticos se tratan como un activo de capital, pues antes de la nube, para utilizar la tecnología había que poseerla físicamente. Los equipos de tecnología suponen grandes desembolsos de dinero que normalmente requieren muchas aprobaciones en todos los niveles de la organización.

Un CIO sólo tiene la oportunidad de pedir nuevos equipos periódicamente, normalmente definidos por el ciclo de depreciación.  Y el CIO debe predecir de algún modo lo que van a necesitar para atender la operación comercial, al menos hasta la próxima oportunidad de comprar.

La mayoría de las veces, esa predicción es una completa suposición, pues los clientes comerciales internos apenas estiman lo que les espera en los próximos 12 meses, por no hablar de los próximos cinco años.  Durante este periodo de planeación muchas cosas pueden cambiar, como los mercados económicos, la competencia, la normativa, la tecnología, los avances, etc.

Si un CIO proyecta por un periodo de tiempo largo, tendrá recursos sin utilizar malgastando el dinero de la empresa. Si proyecta muy corto, puede que tenga que hacer algunas compras de emergencia y pierda economías de escala.

Ahora bien, por muy peligroso que suene esto, era y sigue siendo cómo se hacen las cosas en muchas empresas.

OPEX

Con la llegada de una mayor cantidad de datos y líneas de comunicaciones más veloces, las empresas exploran el modelo de negocio de pago por uso, brindando una oportunidad muy especial al pasar a un modelo de gastos operativos o OPEX para los recursos de informática.

Los gastos operativos son los costos variables necesarios para el funcionamiento de la empresa:

  • En lugar de comprar todo por adelantado y esperar que haya comprado las cantidades adecuadas, se puede comprar a medida que se necesitan y devolverlas cuando no se necesite.
  • Se pueden reevaluar las necesidades cada hora o minutos en lugar de cada varios años. Y los costos informáticos pueden variar a lo largo del tiempo en relación con las operaciones comerciales.

La nube ha cambiado realmente el panorama competitivo. Las pequeñas empresas pueden competir, y de hecho lo hacen, con las grandes corporaciones. Todas las empresas hoy pueden:

  • Basar sus costos informáticos en la demanda real frente a las proyecciones aproximadas.
  • No invertir montones de dinero en la construcción de un centro de datos.
  • Poder acceder a la última tecnología en lugar de quedarse con equipos obsoletos.

Conclusión

  • El CAPEX y el OPEX no son buenos ni malos, sino que cada enfoque puede ser circunstancialmente mejor que el otro. Un ejemplo es si una empresa quiere aumentar su valor contable con más activos en su balance o tal vez el costo de capital a corto plazo de una empresa es mucho menor de lo que esperaba en el futuro. Estos son los matices de las finanzas corporativas y la contabilidad.
  • Si no tiene experiencia en finanzas, se recomienda que se asesore con alguien de su departamento de finanzas cuando construya el  caso de negocio.  Teniendo en cuenta la perspectiva financiera, podrían elaborar una imagen más completa y valiosa, especialmente para algunos de los elementos intangibles de la nube. Además, pueden ayudar a moderar cualquier tipo de sesgo inherente o punto ciego que pueda tener en torno a este tema de COSTO Y VALOR.
  • Pero, sobre todo, asegúrese de que su caso de negocio cuenta una historia en términos de valor. Y no sólo en términos de coste.
  • IT Experts puede apoyar a su empresa en el proceso de construccion del caso de negocios de proceso de migracion a la nube. Contáctenos.

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