Pasos para una Implementación Exitosa de Abastecimiento Estratégico en Transformación Digital
En un entorno empresarial altamente competitivo y en constante cambio, la capacidad de adaptación y la adopción de soluciones digitales se han vuelto esenciales para el éxito. Sin embargo, el proceso de seleccionar las herramientas adecuadas para la transformación digital puede resultar desafiante. Para abordar esta complejidad, IT Experts Consultoría ha desarrollado una metodología propia de abastecimiento estratégico, diseñada para ayudar a las empresas a identificar, evaluar y seleccionar soluciones digitales de manera efectiva.
¿Qué Implica el Abastecimiento Estratégico de Soluciones Digitales?
El abastecimiento estratégico de soluciones digitales es un proceso estructurado y ágil que abarca la identificación, evaluación, selección y contratación de componentes clave para la transformación digital empresarial. Esto incluye soluciones de centro de datos, mesa de ayuda, nube (IaaS, PaaS), software como servicio (SaaS), ERP, CRM, automatización de procesos (RPA), telecomunicaciones y la creciente inteligencia artificial, entre otras. Este proceso involucra la recopilación de datos, análisis de costos, investigación de mercado, selección, negociación y contratación de componentes esenciales para la transformación digital.
Objetivos del Abastecimiento Estratégico
El abastecimiento estratégico tiene como objetivo principal encontrar, evaluar y comprometer a proveedores de soluciones con base en criterios predefinidos para lograr ahorros de costos y obtener el mejor valor al precio y condiciones que beneficien a la empresa. El proceso debe ser ágil, estructurado y basado en datos objetivos, proporcionando la confianza necesaria para tomar decisiones informadas.
Fases Clave del Proceso de Abastecimiento Estratégico
- Fase de Estrategia: En esta etapa, se definen los requisitos de la empresa, las condiciones de negociación y se comunican a todas las partes interesadas. La planificación estratégica es fundamental para garantizar que el proceso se ajuste a los objetivos y necesidades específicas de la empresa.
- Fase de Evaluación y Selección: En esta fase, se lleva a cabo una evaluación rigurosa y estructurada de las opciones disponibles, y se seleccionan los candidatos más adecuados. Esto implica el análisis de los aspectos técnicos, financieros y comerciales de cada solución.
- Fase de Negociación: Durante esta etapa, se refinan los detalles del contrato, con un enfoque en la gestión de riesgos y la incorporación de flexibilidad para ambas partes. La negociación busca garantizar que el contrato se adapte a las condiciones específicas de la solución digital que se está adquiriendo.
Modelos de Compra en el Abastecimiento Estratégico
El abastecimiento estratégico puede utilizar varios modelos de compra según el nivel estratégico de la solución y el valor buscado. Los cuatro modelos principales son:
- RFI (Request for Information): Se utiliza cuando hay poco conocimiento sobre el mercado y el objetivo es comprender las capacidades disponibles en torno a una solución.
- RFS (Request for Solution) o RFP ágil: Este modelo se emplea cuando se necesita una respuesta rápida de los proveedores sobre un tema que aún no está completamente definido técnica o comercialmente.
- RFP (Request for Proposal): Es el enfoque utilizado para obtener propuestas específicas de servicios y soluciones de múltiples proveedores con precios firmes.
- RFQ (Request for Quotation): En este modelo, se definen de manera precisa los requisitos por parte del comprador, sin margen para que los proveedores incluyan creatividad, a diferencia de lo que se permite en RFP y RFS.
Beneficios Clave del Abastecimiento Estratégico
El abastecimiento estratégico ofrece una serie de beneficios, entre ellos:
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Reducción de costos: Las empresas pueden reducir los costos de adquisición de bienes y servicios entre un 5% y un 10%, lo que conlleva a un mayor rendimiento financiero.
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Transformación eficiente: Facilita la transformación digital de la empresa, permitiendo obtener valor y minimizar la fuga de este en los contratos con los proveedores.
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Modernización de contratos: Los contratos pueden actualizarse para incluir las últimas tendencias del mercado y mitigar los riesgos presentes en los contratos existentes.
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Mejora la competitividad: Ayuda a mejorar la competitividad empresarial y a transformarla en una empresa digital.
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Implementación ágil de soluciones: Posibilita una implementación más rápida de soluciones y servicios escalables, simplificando la gestión de servicios, proveedores e infraestructura.
El abastecimiento estratégico es un proceso que genera eficiencias en todas las categorías de gastos, minimiza riesgos de suministro y proporciona visibilidad de precios y proyecciones. En un mundo empresarial en constante cambio, esta metodología se convierte en un aliado indispensable para el éxito y la evolución de las empresas en la era digital.
